En más de 20 años de vida profesional, apoyando a las operaciones de organizaciones con el soporte de las Tecnologías de la Información, solo recuerdo a un Presidente de Junta Directiva que me dijo al momento de crear un presupuesto de Inversión de TI: “No importa el costo, quiero que tengamos lo mejor”. Esta expresión, debo confesar, me tomo por sorpresa. Más bien, la costumbre en el medio es cuestionar todas las inversiones en Tecnologías, preguntándose inicialmente si son inversiones necesarias, si pueden ser postergadas, si se puede rebajar alguna especificación que impacte en costo, en fin, una serie de interrogantes que tienen por objetivo reducir el monto total a invertir. A esto yo le llamo una visión totalmente financiera de las Tecnologías de la Información. En muchas organizaciones se calcula la inversión como un monto fijo o recurrente cada periodo, algo que le da tranquilidad y control al Gerente Financiero, pero que no siempre es lo mejor para la organización.

Las inversiones de TI deben de ser administradas por el Gerente de TI de una manera dinámica, construyendo el caso de negocio para cada una, de manera que cuando llegue el momento de buscar aprobación para el presupuesto, esta acción sea natural, nada forzada y de ser posible hasta esperada por la Alta Gerencia para obtener los beneficios esperados. Procesos de gestión de TI bien implementados logran que la Gerencia de TI tenga a la mano la información necesaria para preparar un buen caso de negocio. Se trata de tomar los reportes de incidentes, clasificarlos e identificar los que tienen tendencia a incrementar. Hay que recordar que un incidente interrumpe las operaciones y tiene un costo, que tiene que ser medido. Si la tendencia de los incidentes es a incrementar, eso nos da un modelo de predictibilidad de costo esperado por “no invertir”. Otro ejemplo se puede hallar en el proceso de investigación y desarrollo. Cuando el responsable de evaluar como se pueden mejorar las operaciones da un vistazo a lo que hace la competencia y estima que nos están ganando debido a sus inversiones en Tecnologías de la Información, es imperativo calcular en base a escenarios qué ganará la competencia con esta ventaja. Esto se mide en “ventas pérdidas”, “clientes perdidos”, “ventas no realizadas” y conceptos similares, que tendrán un entendimiento claro a partir de las comparaciones realizadas con datos de nuestros competidores.  Esos datos son los que hay que mostrar a la Alta Dirección para lograr decisiones de inversión.

Con esto aprendemos que la decisión financiera de las inversiones siempre tiene que realizarse. Lo único nuevo es que los datos con los que se analizará deben de salir del departamento de TI, en lugar de salir de cálculos netamente financieros. De esta forma se logra tomar decisiones más informadas, que ayudan a la organización en el logro de objetivos.