Archivos Mensuales: marzo 2013

La Efectividad y la Eficiencia de las operaciones de TI

Cuando se preguntan sobre las razones para tener controles internos de TI, monitoreados a través de procesos de Auditoría de Sistemas, la razón es basada en la búsqueda de la efectividad y la eficiencia de las operaciones de TI. Aunque la efectividad y la eficiencia son dos atributos deseables en cualquier diseño, ya sea de controles o de cualquier otra cosa, es sorprendentemente fácil salirse del curso normal de operaciones y fallar en estos dos atributos en las operaciones de TI.

Antes de hablar más, hay que tener claro que toda la función de TI es considerada secundaria en los procesos de negocio para la mayoría de las empresas, esto es, no es la función que aporta el valor, entiéndase los ingresos, al negocio, sino que soporta o apoya las funciones vitales que sustentan la creación de valor en las organizaciones. Lo que sí se puede afirmar categóricamente en la mayoría de los casos, es que la función de TI es una función de soporte “vital” para las operaciones de TI. Es decir que, al suspenderse o deteriorarse algunos servicios de TI, se impacta directamente los ingresos o la imagen de la organización. Lo cual nos permite concluir, que si los servicios de TI no son eficientes y eficaces, la organización pierde valor.

En un mundo ideal, o mejor dicho, en una función de TI ideal, los servicios que proporciona TI están bien diseñados, tienen sus controles efectivamente diseñados y se ejecutan al pie de la letra, sin excepciones. En un mundo auditable, que es triste decirlo, pero es la realidad de las mayorías de empresas, se realizan las operaciones de TI bajo la ausencia de muchos controles, sin seguir las mejores prácticas conocidas e incluso no aplicando las pocas que puedan tener implementadas. Esto afecta tremendamente a la empresa. Por ejemplo, si una función que atienda incidentes no ha sido propiamente desarrollada, la suma y repetición de incidentes, puede causar tiempos muertos en la generación de ingresos. El personal de TI puede muy fácilmente decirle a sus usuarios internos que se esperen en lo que se reparan o corrigen errores en el sistema, pero en la realidad, esperarse puede implicar retrasar o imposibilitar la generación del ingreso, si el sistema en cuestión sirve para proporcionar servicios directos al cliente, como facturación, atención en ventanilla y similares.

Ser efectivos en la función de TI implica proporcionar el servicio esperado al negocio, con la calidad requerida y de manera oportuna. De esta manera, la función de auditoría de sistemas soporta al negocio en asegurar que los procesos de TI se mantengan cumpliendo con su función y el negocio sea bien soportado.

Ser eficientes en la función de TI implica que no se desperdician valiosos recursos de TI de la organización en otros fines que no sean soportar eficientemente al negocio. Por ejemplo, tener dispositivos para realizar respaldos de datos es eficiente si estos realizan el respaldo de acuerdo con el programa de respaldos diseñado. Si ocurre una falla y se requiere un respaldo que no se hizo, la eficiencia del control se habría perdido.

La auditoría de sistemas ayuda al negocio a determinar la completicidad de controles de las operaciones de TI, conforme a las necesidades y riesgos del negocio. También asegura que los controles existentes son efectivos y se ejecutan de manera eficiente. Para hacer esto, la auditoría de sistemas revisa cada proceso de TI, examinando la existencia de controles y realizando pruebas que ayuden a determinar el nivel de eficiencia con el que se ejecuta. No tener auditoría de sistemas en una empresa en la que la función de TI es vital para soportar las operaciones de negocio, implica poner en riesgo los procesos de negocio que aportan valor a la organización.

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