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Vinculación del Auditor de Sistemas con la Auditoría Interna

La Auditoría de Sistemas como actividad profesional está insertada dentro de la práctica de Auditoría, ya sea interna o externa. Por lo tanto, los Auditores de Sistemas deben tener fundamentos de Auditoría que le permitirán coordinar, desarrollar y presentar resultados en sintonía con las prácticas de Auditoría que se siguen en las empresas.

La Auditoría de Sistemas guiada por los estándares de ISACA y especialmente por COBIT 5, tiene una alineación natural con la Auditoría Interna, debido a que esta busca el fortalecimiento de los sistemas de control, gestión de riesgos y gobierno de las empresas. Debido a esta alineación, resulta lógico que los Auditores de Sistemas sean contratados en las empresas a través de los Auditores Internos, creándose una dependencia laboral entre estas dos profesiones. Un auditor de sistemas certificado (CISA) debe de conocer que en el ámbito de la Auditoría Interna existen normas y marcos de referencia que resulta necesario conocer para poder comunicarse eficientemente con los Auditores Internos y lograr sinergia en el trabajo. ISACA nos ha señalado por largo tiempo algunos marcos de referencia, normalmente orientados a las tecnologías de la información, tales como ISO 2000, ISO 27000, ITIL y similares, pero de igual manera se debe de considerar las Normas Internacionales para el ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, emitidas por el Instituto de Auditores Internos (IIA, de sus siglas en inglés), cuya última versión entró en vigencia en enero de 2017. Este marco considera principios básicos para la práctica de la Auditoría Interna que son usados de referencia para la implementación y la operación de las Unidades de Auditoría Interna en las empresas.

Entre otras cosas, las normas del IIA establecen la relación existente entre las Unidades de Auditoría y la dirección de la organización. Un punto importante que establece es que debe existir un Director Ejecutivo de Auditoría (DEA), quién es el responsable de la planificación, organización, ejecución e informe de los resultados de la actividad de Auditoría Interna. Normalmente, un Auditor de Sistemas soportará al DEA en la parte del aseguramiento que corresponde a las Tecnologías de la Información, por lo que debe establecer un protocolo de trabajo cooperativo que permita apoyar eficientemente en cada fase del ciclo de ejecución de un Plan de Auditoría Interna, que normalmente tendrá un ciclo anual. Con el auge del uso de las Tecnologías de la Información en todos los ámbitos de las empresas, el rol del Auditor de Sistemas es vital para definir un alcance adecuado de un Plan de Auditoría Interna. En este sentido, el Auditor de Sistemas deberá de preocuparse por el conocimiento de la empresa y sus operaciones informáticas para apoyar al DEA en la definición de un Plan de Auditoría razonable para mitigar los principales riesgos.

Es importante recalcar que el éxito de la comunicación entre el Auditor de Sistemas y el Director Ejecutivo de Auditoría es crucial para garantizar la efectividad de la ejecución del Plan Anual de Auditoría. La comunicación es en ambas vías. El Director Ejecutivo de Auditoría debe alertar al Auditor de Sistemas sobre el análisis de situaciones que involucren las Tecnologías de la Información. El Auditor de Sistemas debe alertar al Director Ejecutivo de Auditoría sobre aspectos deficientes en la información de la organización y en el uso de Tecnologías de la Información que impactan negativamente en los resultados de la empresa. Es importante recalcar que riesgos como la interrupción de operaciones por fallas en Tecnología, o la materialización de fraudes por una gestión de accesos deficiente, si bien son temas que revisará el Auditor de Sistemas, muchas veces requieren de soluciones que van más allá de la Gestión de las Tecnologías e impactan en los procesos, políticas y la definición de responsabilidades de cada puesto.

Otros aspectos de la vinculación de la Auditoría de Sistemas con la Auditoría Interna serán tocados en publicaciones posteriores.

Auditoría de Sistemas

Vamos a comentar un poco sobre la Auditoría de Sistemas, comenzando con su definición. Es importante hablar de este tema, porque en El Salvador y en la región centroamericana en general no se ha llegado a valorar el verdadero aporte que un buen auditor de sistemas proporciona a la organización. Muchos perciben la auditoría de sistemas como una asistencia al Auditor Financiero externo o al Auditor Interno. Pocos perciben la necesidad de considerar Auditorías de Sistemas que realmente auditen las Tecnologías de la Información, ayudando a comprender si quienes son responsables de la función de TI están desempeñando un trabajo completo, que proporciona un soporte a las operaciones actuales del negocio, mientras se prepara para asumir los retos futuros, evaluando riesgos y aprovechando al máximo la inversión en TI. Lógico es pensar, que en primer lugar, la Alta Gerencia también ha valorado muy poco la función de TI en la organización, considerándola un centro de costo, más que un aliado estratégico en el logro de objetivos de negocio. Por otro lado, si la Alta Dirección le da importancia a contar con sistemas de información e infraestructura de Tecnologías de la Información que soporten con efectividad y eficiencia al negocio, también incluirá en sus planes el contar con Auditoría de Sistemas que le ayude a verificar que efectivamente es así y que además le ayude en la formulación de Planes de Acción razonables para mejorar el desempeño del soporte de TI al negocio.

Primero, hay que valorar la función de las Tecnologías de la Información en la organización, luego hay que auditarlas para comprobar su efectividad.

Bajo este enfoque, igual que la Auditoría Interna, la Auditoría de Sistemas proporciona una labor de soporte a los objetivos de negocio, proporcionando aseguramiento sobre la función de TI en la organización y proveyendo consultoría adecuada a los objetivos de la organización. A este respecto, es conveniente definir previamente que es un Auditor Interno. De acuerdo al Instituto de Auditores Internos (IAI, www.theiia.org) “la Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.” Para el IAI un Auditor de Tecnología de la Información es un Auditor Interno que se enfoca en el uso que la Organización hace de las Tecnologías de la Información. Por lo cual, el desarrollar una buena práctica de auditoría de sistemas, implica realizar el trabajo de acuerdo con metodologías de auditoría interna que van desde la creación de un Plan Anual de Auditoría, la creación de revisiones específicas de procesos de gestión de TI o de la correcta configuración de Tecnologías específicas, hasta la revisión y discusión de hallazgos con los responsables de la función de TI y la elaboración de informes para la alta gerencia que permitan revelar efectivamente los principales problemas detectados y las soluciones recomendadas para mejorar el funcionamiento de las Tecnologías de la Información en la organización.

Es importante recalcar que el proceso de auditoría de sistemas es altamente técnico. Un análisis sin fundamento técnico carecería de valor para el auditado, porque no se le estarían identificando problemas clave ni generando recomendaciones que mejoren la forma en la que se brinda soporte al negocio. Esto incluye las mismas herramientas que se utilizan, como los escaneadores de infraestructura, que requieren ser configurados efectivamente para lograr los mejores resultados, a través de parámetros específicos del equipo que se está auditando. Es tan importante esto, que los mismos fabricantes del software para realizar auditorías, otorgan a través de examenes detallados, certificaciones del conocimiento que una persona tiene para auditar utilizando estas herramientas (a manera de ejemplo se puede consultar http://elearn.tenable.com/course/info.php?id=55). Adicionalmente, ISACA, la entidad que ha normado a nivel mundial el conocimiento requerido para certificarse como Auditor de Sistemas, CISA, (Certified Information System Auditor, http://www.isaca.org/Certification/CISA-Certified-Information-Systems-Auditor/Pages/default.aspx) otorga una certificación relativa al conocimiento que el auditor de sistemas tiene en cinco áreas de conocimiento. El auditor de sistemas de información certificado debe demostrar conocimiento en el proceso de auditoría, el gobierno y la gestión de TI, la adquisición, desarrollo e implementación de Sistemas de Información, la operación, mantenimiento y soporte de los sistemas de información  y la protección a los activos de información. En estas áreas, un auditor de sistemas es probado a través de un examen su conocimiento sobre las normas existentes, las prácticas más recomendadas por los fabricantes y el funcionamiento de las tecnologías auditables. Esto tiene el objetivo de proveer aseguramiento de que quién posee una certificación en auditoría de sistemas, tiene el conocimiento técnico y conoce la metodología de trabajo de la auditoría interna para lograr cumplir con su trabajo de aseguramiento y consultoría para ayudar a la alta dirección a retroalimentarse sobre el funcionamiento de la función de TI en la organización.

La Administración Segura de los Recursos de TI

Para los profesionales en Auditoría de Sistemas que trabajamos siguiendo estándares internacionales en diferentes áreas es difícil auditar ambientes que no siguen estándar alguno. Seguir un estándar proporciona un criterio verificado por una organización que tiene un respaldo que garantiza que los resultados no son antojadizos y que en la elaboración del estándar se ha seguido una metodología que garantice resultados satisfactorios si el estándar es seguido. En el primer mundo las regulaciones han venido a ser tan amplias, que seguirlas se ha convertido en la norma y las auditorías que se basan en estándares resultan normales y en la mayoría de los casos sirven sólo para confirmar que se está siguiendo una buena práctica en la gestión de TI y los riesgos a la seguridad de la información están mitigados. Por otro lado, en el medio centroamericano gestionar tecnología sin seguir estándares es más bien la norma seguida. Esto es un producto de la calidad de nuestras universidades, que adoptan prácticas de gestión de Tecnologías de la Información de manera tardía y en muchas ocasiones sin el soporte adecuado de entrenamiento, tanto para los docentes como para los estudiantes. Es una situación difícil, pero superable por una gestión proactiva de la Gerencia de Tecnologías de la Información. No me sentiría bien, para terminar con esta idea, sin mencionar que también he tenido la experiencia de conocer excelentes Gestiones de Tecnologías de la Información en el área centroamericana, las que han venido a ser una excepción, pero que me confirman que si se puede gestionar a primer nivel los recursos de TI.
Para poner un ejemplo concreto, en la administración de servidores, muchas veces se pasan por alto configuraciones consideradas inseguras, o para decir un término más adecuado a la situación actual, explotables. ¿Qué estándar existe para configurar un servidor? Existen varias opciones. Si nuestra operación se realizará en un país del primer mundo, tendríamos el mandato de aplicar alguna de ellas. En mi opinión, en Centroamérica como estamos en un ambiente no regulado en este aspecto, tenemos la gran ventaja de poder elegir la que más nos convenga para nuestra operación. Primero, podríamos ver a lo que los fabricantes llaman las mejores prácticas. Cada fabricante propone para su producto no sólo configuraciones recomendadas que aportan seguridad a la operación del servidor, sino también medios para probar fácilmente si existen desviaciones en las configuraciones recomendadas. Esto último hace más fácil que un administrador pueda dar seguimiento al nivel de seguridad del equipo bajo su responsabilidad. Como depender de los consejos de un proveedor sobre su propio producto no es suficiente para asegurar que su operación es segura, existen fuentes independientes que generan recomendaciones sobre la configuración de los servidores. Por ejemplo, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnologías, del departamento de comercio de los Estados Unidos, ha emitido varios documentos, tanto de carácter general como para productos específicos, que sirven de guía para mitigar riesgos a la seguridad de la información. Una opción ampliamente utilizada en la Industria de la Seguridad de la Información son las recomendaciones del Centro para la Seguridad de Internet (CIS – Center for Internet Security) que provee recomendaciones para productos específicos. Estas recomendaciones vienen en la forma de Benchmarks, es decir, a partir de un consenso realizado entre expertos en seguridad. Estas opciones son de alto carácter técnico, esto implica que indican valores específicos esperados en archivos de configuración y valores de parámetros utilizados. Son tan técnicas, que cuando se auditan, se pueden auditar por medio de software, lo que permite tener una opinión de la seguridad de un centro de datos en forma rápida. En mi experiencia, auditar centros de datos siguiendo estos estándares, así como algunos otros, ayuda a mejorar la postura de seguridad de una organización. Esto es sumamente importante, porque aunque en nuestra región no se exige la aplicación de estándares para administrar tecnología de la información, si tenemos los mismos riesgos de seguridad, porque estamos insertados en un medio común, la Internet.

Los Diferentes Ángulos de la Seguridad de la Información

Aunque trabajo en la auditoría de sistemas de información, el análisis de riesgos, de rigor para el ejercicio de la auditoría en general, siempre me lleva revisar y a identificar hallazgos relacionados con la seguridad de la información. De esto podemos concluir, que las amenazas a la seguridad de la información, constituyen uno de los mayores riesgos para que las operaciones de TI cumplan con su objetivo de soportar las operaciones de negocio de una manera eficiente.
Para soportar el negocio eficientemente, las operaciones de TI no pueden ser interrumpidas por ataques que nos lleven a tener que reconfigurar equipos o a perder información. Pero existen amenazas más problemáticas aún para el negocio, como es la posibilidad de que terceros tengan acceso a mi información, que obtengan copia de ella o que la modifiquen. Cada escenario que puse de ejemplo parece más y más siniestro. Pero en ese mundo es en el que se vive. Afortunadamente, el universo de equipos y direcciones IP aún es grande y muchas empresas en el ámbito centroamericano no son objetivos tácitos de este tipo de ataques. Pero eso no significa que las Gerencias de TI pueden tener la guardia baja y no realicen acciones para proteger la información de su empresa. Aunque ya existen estándares definidos para abordar el tema de seguridad a continuación enumero una lista de áreas que deben de ser atendidas como un mínimo desde el punto de vista de la seguridad informática:
1. Las configuraciones de antivirus. Aquí es importante no solo el contar con software de este tipo, sino también garantizar su efectividad a través de la actualización de la definición de virus.
2. Las configuraciones de sistemas operativos. Aunque obviamente son más importantes las de los servidores, equipos clientes desactualizados pueden servir de plataforma para el lanzamiento de ataques, por lo que hay que considerar ambos entornos.
3. Las redes. En estos momentos es ya imposible vivir sin estar conectados. Los ambiente empresariales exigen el uso de correo electrónico, soluciones de comunicaciones, mensajeria y el mismo acceso a la Web. Pero la conectividad debe de ser restringuida a través de un diseño efectivo de la red y la configuración adecuada de los equipos que forman parte de la red, como routers y firewalls, así como por los que la protegen, como los firewalls.
4. La administración del acceso a las aplicaciones. Esto implica la definición de mecanismos de acceso y autenticación efectivos de los usuarios con la autorización para registrar, modificar y consultar datos en una aplicación.
5. Las normas de gestión de la seguridad. Las medidas de seguridad necesitan ser acompañadas de prácticas que garanticen su efectividad. Estas practicas tienen que ver con la revisión rutinaria del estado de todas las salvaguardas establecidas, la evaluación de la efectividad de las medidas, la detección y correción de excepciones e incluso el diseño de nuevas medidas para resolver nuevos incidentes de seguridad.
Áreas adicionales podrian ser consideradas. De acuerdo a las condiciones de cada empresa y su perfil de riesgo se podría llegar a definir cosas como la clafisicación de la información, las protecciones físicas de los activos de información, los planes de continuidad y el cifrado de la información.
Lo importante es que los responsables de la función de TI estén atentos a identificar y resolver los principales riesgos de seguridad de la información que afronta en su ambiente operativo, haciendo uso de las herramientas adecuadas y configurándolas en su nivel óptimo.
Por supuesto, la Alta Dirección debe de hacer uso de la Auditoría de Sistemas para obtener un aseguramiento de que las medidas de seguridad definidas e implementadas en la organización son adecuadas, se han implementado de una forma óptima y se encuentran operacionales. De no ser así, las Auditoría de Sistemas colaborará con la Gerencia General en la definición y verificación de un plan de implementación que permita cerrar las brechas descubiertas y mejorar la posición de seguridad de la organización.

La Efectividad y la Eficiencia de las operaciones de TI

Cuando se preguntan sobre las razones para tener controles internos de TI, monitoreados a través de procesos de Auditoría de Sistemas, la razón es basada en la búsqueda de la efectividad y la eficiencia de las operaciones de TI. Aunque la efectividad y la eficiencia son dos atributos deseables en cualquier diseño, ya sea de controles o de cualquier otra cosa, es sorprendentemente fácil salirse del curso normal de operaciones y fallar en estos dos atributos en las operaciones de TI.

Antes de hablar más, hay que tener claro que toda la función de TI es considerada secundaria en los procesos de negocio para la mayoría de las empresas, esto es, no es la función que aporta el valor, entiéndase los ingresos, al negocio, sino que soporta o apoya las funciones vitales que sustentan la creación de valor en las organizaciones. Lo que sí se puede afirmar categóricamente en la mayoría de los casos, es que la función de TI es una función de soporte “vital” para las operaciones de TI. Es decir que, al suspenderse o deteriorarse algunos servicios de TI, se impacta directamente los ingresos o la imagen de la organización. Lo cual nos permite concluir, que si los servicios de TI no son eficientes y eficaces, la organización pierde valor.

En un mundo ideal, o mejor dicho, en una función de TI ideal, los servicios que proporciona TI están bien diseñados, tienen sus controles efectivamente diseñados y se ejecutan al pie de la letra, sin excepciones. En un mundo auditable, que es triste decirlo, pero es la realidad de las mayorías de empresas, se realizan las operaciones de TI bajo la ausencia de muchos controles, sin seguir las mejores prácticas conocidas e incluso no aplicando las pocas que puedan tener implementadas. Esto afecta tremendamente a la empresa. Por ejemplo, si una función que atienda incidentes no ha sido propiamente desarrollada, la suma y repetición de incidentes, puede causar tiempos muertos en la generación de ingresos. El personal de TI puede muy fácilmente decirle a sus usuarios internos que se esperen en lo que se reparan o corrigen errores en el sistema, pero en la realidad, esperarse puede implicar retrasar o imposibilitar la generación del ingreso, si el sistema en cuestión sirve para proporcionar servicios directos al cliente, como facturación, atención en ventanilla y similares.

Ser efectivos en la función de TI implica proporcionar el servicio esperado al negocio, con la calidad requerida y de manera oportuna. De esta manera, la función de auditoría de sistemas soporta al negocio en asegurar que los procesos de TI se mantengan cumpliendo con su función y el negocio sea bien soportado.

Ser eficientes en la función de TI implica que no se desperdician valiosos recursos de TI de la organización en otros fines que no sean soportar eficientemente al negocio. Por ejemplo, tener dispositivos para realizar respaldos de datos es eficiente si estos realizan el respaldo de acuerdo con el programa de respaldos diseñado. Si ocurre una falla y se requiere un respaldo que no se hizo, la eficiencia del control se habría perdido.

La auditoría de sistemas ayuda al negocio a determinar la completicidad de controles de las operaciones de TI, conforme a las necesidades y riesgos del negocio. También asegura que los controles existentes son efectivos y se ejecutan de manera eficiente. Para hacer esto, la auditoría de sistemas revisa cada proceso de TI, examinando la existencia de controles y realizando pruebas que ayuden a determinar el nivel de eficiencia con el que se ejecuta. No tener auditoría de sistemas en una empresa en la que la función de TI es vital para soportar las operaciones de negocio, implica poner en riesgo los procesos de negocio que aportan valor a la organización.

Auditoría de Bases de Datos

Una dificultad inherente de la auditoría de las bases de datos es el nivel de conocimiento que se tiene del motor de bases de datos. Es complicado estar al tanto de todas las opciones disponibles dentro del software de base de datos, las capacidades que proporcionan y como pueden ser usadas para realizar transacciones indebidas. Especialmente importante es saber cuáles transacciones son las que se han ejecutado y el impacto que tienen en el control interno. Para establecer un ejemplo, pensemos en la capacidad que tiene un Administrador de Base de Datos para cambiar el password de un usuario. Esta capacidad podría permitirle cambiar el password de un usuario y luego utilizar el usuario para realizar transacciones indebidas, totalmente amparado en el anonimato. Si pensamos en este escenario de riesgo y comenzamos a estudiar los controles que se pueden implementar, una forma de controlar este riesgo es el establecimiento de roles concretos de usuarios, con la definición de las instrucciones específicas que pueden realizar. Hay que recordar que en la base de datos se pueden realizar 4 tipos de transacciones a nivel de usuario: agregar datos, modificar datos, borrar datos y consultar. Las otras opciones son a nivel de la administración del software y la base de datos misma. Aquí podemos enumerar acciones como la creación de bases de datos, la creación de usuarios, la creación de tablas en la base de datos y la asignación de permisos de acceso a los usuarios para definir que privilegios tendrán sobre las tablas de datos, es decir, si podrán añadir datos, modificarlos, borrarlos o consultarlos. De esta manera, un rol de administrador de bases de datos, no debe de tener acceso a realizar operaciones sobre los datos. El uso de las opciones del administrador de base de datos para asignar privilegios de acceso, debe de ser autorizado por el dueño de la base de datos y monitoreado por la gerencia general y la auditoría interna. De igual manera, los cambios realizados al entorno de la gestión de la base de datos, como el cambio de passwords de usuarios, debe de hacerse de acuerdo a políticas, solicitudes debidamente registradas, agregando mecanismos que garanticen que el usuario tiene control sobre la definición y seguridad de su password. Esto incluye que el usuario este consciente de los riesgos existentes si alguien más conoce y utiliza su password.
Para resumir, la auditoría de bases de datos requiere del conocimiento del auditor del motor de base de datos, de los procedimientos y controles necesarios para administrar transparentemente las bases de datos, así como de los recursos técnicos para verificar el funcionamiento correcto de los controles. En el medio salvadoreño, muchas veces pasa que la Gerencia de TI no ha definido completamente estos controles, por lo que toca al auditor de sistemas evaluar la situación actual del ambiente de control de la base de datos y recomendar los controles necesarios para llevar el sistema de control interno de la base de datos a un nivel óptimo.

Auditando la Segregación de Funciones en los Sistemas.

Este tópico resulta sumamente interesante en las empresas con muchos empleados. En primer lugar, nunca se encuentra un diseño de la segregación de funciones que debía implementar el sistema. Luego, nadie revisa si se están creando faltas a la segregación de funciones. Por último, hasta los auditores tienen problemas para identificar el tamaño del problema de segregación de funciones existentes. Lo que normalmente ocurre, es que producto de una investigación o hallazgo se deduce que un usuario tenía privilegios que impactaban en el criterio de segregación de funciones, pero no se pasa a investigar si había más usuarios en la misma situación, con las mismas transacciones o con otras.

La segregación de funciones es una característica de control interno que busca no permitir que un usuario pueda iniciar, procesar, finalizar y hasta eliminar sus acciones, sin la necesidad de que un segundo o tercero intervengan a manera de control. Por ejemplo, el proceso de adquisición de bienes debería de segregar las funciones siguientes: la requisición o solicitud, la recepción de bienes y la autorización del pago del bien. Si permitimos que estas actividades sean desarrolladas por una misma persona, esta podría autorizar pagos, para bienes que no se han recibido o ni siquiera solicitado, montando un esquema de fraude para la empresa. Este tipo de casos, por la misma naturaleza humana, pasan en todas las organizaciones, grandes o pequeñas, llevando a vacíos de control. Por supuesto, el problema se aborda de manera diferente de acuerdo al tamaño de la organización. Estas funciones podrían no estar separadas en una empresa pequeña, pero precisamente por la característica de ser pequeña, es fácil para los propietarios, realizar una revisión total de todas las operaciones e identificar si se ha cometido algún tipo de error. En organizaciones grandes, la segregación de funciones es un poco más difícil de implementar, pero más necesaria. No solo problemas de fraude se pueden dar por falta de una adecuada segregación de funciones. Por ejemplo, producto de la gran cantidad de transacciones realizadas por la misma persona se puede dar el cruce de pagos, procesando el pago de una factura similar, tal vez del mismo proveedor y con productos similares, en lugar de otra. Con esto concluimos, que también hay situaciones de control interno que requieren de la Segregación de Funciones como mecanismo de control.

Es importante, al momento de auditar la Segregación de Funciones, identificar el nivel de segregación de funciones que se ha diseñado, para conocer si la administración esta conscientemente organizando este control. La mejor evidencia, es la matriz de segregación de funciones, que establece “a priori” las operaciones que no se permite sean realizadas por la misma persona. Establecida esta fuente de información, se procede a verificar que efectivamente se está cumpliendo con el diseño de segregación de funciones objetivo. Si la organización es grande, se tendrá que pasar toda la información a una base de datos, en la cual se buscarán personas que cumplan con el criterio de tener privilegios para las operaciones excluyentes. En estos casos, la principal labor del auditor es la identificación de las fuentes de información para crear la base de datos. Este tipo de labores hace de la tarea de auditar sistemas una actividad retadora, debido a que no siempre la información está disponible de la mejor manera para ser procesada. Si el sistema utilizado no asigna privilegios a nivel de transacciones, probablemente habrá que crear la base de datos a partir de los históricos que indiquen quién hizo cada transacción, es decir, el usuario que hizo las solicitudes de bienes, el usuario que hizo las recepciones y el usuario que autorizó los pagos. Al menos este mínimo de pistas de auditoría debe de existir en el sistema de una organización grande, para tener recursos para realizar el análisis. Definitivamente, esto exige gran creatividad de parte de quién audita los sistemas.

Auditando el Cumplimiento Regulatorio

El cumplimiento de las regulaciones impuestas por organismos controladores es una tarea que resulta difícil de implementar en las organizaciones salvadoreñas y centroamericanas. Independientemente de las buenas intenciones que tenga la Gerencia de TI en implementar todas las normas, el acompañamiento del Auditor de Sistemas ayuda a verificar el total cumplimiento, así como la mejora en términos de eficiencia y efectividad.

Siempre he pensado que las organizaciones no deberían de esperar que existan regulaciones para trabajar en la mejora de la gestión de TI, debería de ser la forma de operar “de facto” para todos. El no hacerlo implica ser altamente ineficientes en la búsqueda de soluciones a problemas que son ya conocidos y tienen una solución definida. Pensado así, la implementación de una norma debería de estar regida por la pregunta ¿Qué problema necesito resolver? A partir de esta pregunta, se debería de seguir un proceso de selección del estándar o metodología más conveniente, definir el nivel de implementación necesaria y proceder con la implementación. Pasado un tiempo prudencial, dos semanas, un mes, dos meses, realizar una evaluación del funcionamiento de la implementación y luego hacer ajustes. Luego, la Gestión de TI será la realización continua de evaluaciones de mecanismos de control para buscar su mejora.

Cuando una organización está normada, es decir, tiene regulaciones de estricto cumplimiento, lo que ha pasado es que alguien más hizo el análisis de qué normas tenían que implementarse y ha definido la lista necesaria para cumplir con un reglamento. Por supuesto, cuando hay regulaciones, habrá también multas y sanciones, dependiendo del tipo de industria. Lo cual hace que la verificación del auditor sea necesaria para la Alta Dirección, para evitar el impacto de que una revisión de la entidad reguladora encuentre que nuestra empresa no cumple con una regulación. En nuestro medio, este tipo de comportamiento se aplica principalmente a el sector Financiero, por razones obvias. Un segundo sector, corresponde a las empresas que han sido adquiridas por corporativos internacionales, que utilizan las normas como marcos de referencia exigibles a sus subsidiarias.

En todo caso, al involucrar a un Auditor de Sistemas en la revisión del soporte que las Tecnologías de la Información proporcionan al cumplimiento de objetivos institucionales, este tomará en cuenta el cumplimiento regulatorio, así como todas aquellas normas y metodologías que proporcionen una respuesta a la mitigación de riesgos. El objetivo será, en primer lugar, verificar que se cumple con las regulaciones, para evitar impactos provenientes de multas y sanciones impuestas por un organismo regulador. Como objetivo secundario, se verificará que la Gestión de TI haya implementado las normas y metodologías en sus procesos de gestión que sean más relevantes al soporte que dan al negocio. Por ejemplo, si una organización se dedica a las ventas al detalle y depende de sus puntos de venta para mantener el flujo de ingresos, es necesario verificar que los niveles de servicio para los sistemas y equipos que apoyan el proceso de ventas estén correctamente definidos y sean ajustados de acuerdo con las necesidades. Es sorprendente, pero a veces la Gestión de TI olvida crear los procesos de gestión que permitan administrar los niveles de servicios en operaciones que son críticas para el negocio. Por eso, el trabajo del Auditor de Sistemas resulta provechoso para las organizaciones. De esta manera se promueve la mejora continua de los procesos de gestión de TI y se asegura un soporte efectivo y eficiente de las Tecnologías de la Información a los objetivos de negocio.

Auditando Tecnología … con Tecnología.

Definitivamente las Tecnologías de la Información están aportando mucho al soportar las operaciones de negocios de las empresas. Todas las áreas del conocimiento están recibiendo constantemente dispositivos y software que hacen su labor más eficiente y efectiva. La Auditoría de Sistemas no es la excepción y lo que se conoce como CAAT – Computer Assisted Audit Techniques, ahora están siendo apoyadas con una serie de equipos, metodologías y software. Como comentábamos hace algunos días, las pistas de auditoría que dejan las operaciones realizadas con el apoyo de Tecnologías de la Información son variadas y abundantes. Esto nos lleva a saber qué se ha hecho en los sistemas de información y quién lo ha hecho. Pero ¿Qué hará un auditor de sistemas que se encuentra con una gran cantidad de información en las pistas de auditoría? El enfoque tradicional nos llevaría a poner esa información en alguna aplicación para generar reportes y a partir de ahí, empezar a consultar todo tipo de actividad sospechosa. De esta manera aunque la información fuera bastante, se podían obtener resultados definidos, entendibles para la Alta Gerencia, accionables a partir de la evidencia. Pero hay que reconocer, que este seria un análisis forense, realizado al final de un periodo de revisión, que en muchas empresas es trimestral, semestral y algunas veces anual o bianual. Si estuviésemos hablando de un caso que implique fraude, posiblemente cuando se descubra la evidencia, los responsables habrán desaparecido de la organización.

El enfoque ideal, nos llevaría a configurar en una pieza de software, de manera constante, los parámetros de comportamiento de los sistemas de información que interesa monitorear, para que en el momento en el que la acción capaz de generar un hallazgo de auditoría este pasando, el software emita una alerta, vía correo electrónico para el auditor, para que este analice la información y pueda definir caminos de acción dependiendo de la gravedad del hallazgo. Mucho mejor. Esta es la Tecnología que la Auditoría de Sistemas moderna utiliza para realizar su función.

Y aún hay  más. Debido a la cantidad de amenazas que se generan a partir del mal uso o configuración de las Tecnologías de la Información, los sistemas de auditoría están llegando incluso a permitir el monitoreo constante de las configuraciones de los equipos, comparándolas con estándares existentes por tipos de equipos. Esta tecnología incluso llega a mantener una conexión constante con bases de datos de vulnerabilidades, que permiten la comparación de las configuraciones auditadas contra configuraciones necesarias para cubrir las vulnerabilidades detectadas. Este tipo de Tecnología une la revisión de la configuración con la comparación contra el estándar más actualizado existente para cada tipo de dispositivo. Hay que recordar que la auditoría de sistemas al revisar la infraestructura tecnológica de una organización incluye componentes como bases de datos, equipos de comunicación, aplicaciones y datos, componentes que en centros de datos grandes existen de manera repetitiva, por lo que la ayuda de la Tecnología está más que justificada, para lograr realizar revisiones eficientes y eficaces. Esto es todo un reto para los Auditores de Sistemas, pero si nos gusta la Tecnología, es un trabajo gratificante.

La Auditoría de la Seguridad Lógica.

La seguridad lógica puede pasar desapercibida para la Alta Dirección, dado que representa la confianza que se tiene en que la Gestión de TI ha tomado las precauciones necesarias para salvaguardar los datos y garantizar que nadie sin acceso autorizado podrá ver, manipular o extraer nuestros datos. Debido a que la seguridad lógica es la principal frontera que se establece entre nuestros datos y el personal autorizado, la conveniencia de tener un aseguramiento de su correcta administración resulta  más que evidente. Esto es especialmente importante, si tomamos en cuenta que los estudios sobre seguridad de la información nos dicen que las mayores fuentes de amenazas a la seguridad de la información son internas. Por supuesto, las amenazas externas siempre existen y hay que anularlas y establecer las medidas necesarias para garantizar que personas ajenas a la organización lleguen a nuestros servidores a extraer datos o tomar control de nuestras operaciones. A este respecto, ya vimos la semana pasada, en la República Mexicana, un ataque masivo a sitios de gobierno y de medios de comunicación. Esto nos indica que las amenazas externas existen, por lo que  no hay que esperar que nos pase a nosotros y tener las debidas medidas de seguridad configuradas para proteger lógicamente todos los activos informáticos.

En la administración de la seguridad lógica intervienen muchos componentes, dado que se refiere a las configuraciones que permiten acceder hasta los datos. Para ser puntual, los datos normalmente residen en servidores de bases de datos, colocados en algún lugar de la red institucional, con equipos de comunicaciones mediando entre las estaciones clientes y los datos. Proveer acceso a los datos normalmente debe de seguir una cadena de permisos de acceso. Los permisos pueden incluir: acceso a la red, al dominio, a la aplicación y a la base de datos. La permisividad que se da a los usuarios sobre los datos, depende del nivel de confianza y de responsabilidades asignadas a los mismos. Adicionalmente, la Gestión de TI debe de asegurarse que en cada equipo o componente, se han reducido o limitado las posibilidades de que una persona tome control sobre el componente, permitiendo asignar permisos a su discreción.

La Auditoría de Sistemas cuando revisa la seguridad lógica verifica que existan los procedimientos necesarios para controlar todos los componentes y que las configuraciones de cada componente no permiten que se puedan acceder sin conocimiento de la Gestión de TI. Una Auditoría más profunda, pasa a la revisión de permisos específicos asignados por usuario, de tal forma que se establezca que no existen accesos y privilegios asignados adicionales a los necesarios para cumplir con su perfil de trabajo. Incluso se puede llegar a utilizar herramientas de “hackeo ético”, para lograr probar que la infraestructura lógica está bien configurada y no está dejando vulnerabilidades expuestas. Este análisis realizado por la Auditoría de Sistemas provee a la Alta Dirección un nivel adicional de garantía de que la seguridad lógica esta siendo bien administrada y en el peor de los casos, si el análisis de Auditoría de Sistemas descubre hallazgos, de que medidas correctivas se están tomando y la seguridad lógica del acceso a datos será mejorada.

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