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El Auditor de Sistemas como consultor en la organización

Una empresa exitosa no debería inventar cada procedimiento, proceso o práctica operativa que necesite para lograr sus objetivos. La industria en todas sus ramas ya se ha encargado de la definición de las mejores prácticas, definiéndolas a través de normas o estándares que facilitan su adopción. Sin embargo, los auditores siempre identificamos situaciones que denotan la falta de utilización de estos marcos de referencia en una operación. En general las empresas tienen problemas para adoptar marcos de referencia que les ayuden a lograr sus objetivos de una manera más efectiva. Esto está ligado a la escasa vinculación que la educación universitaria brinda a los profesionales de todas las áreas, incluidas las áreas de Tecnologías de la Información y de Auditoría Interna, con procesos de adopción de estándares y a veces con el conocimiento de los mismos. Esta es definitivamente una oportunidad para que los Auditores de Sistemas aportemos valor a las organizaciones.

Cuando se trata de las Tecnologías de la Información, los Auditores de Sistemas nos enfrentamos en muchas ocasiones con personal que no ha estado expuesto al conocimiento de normas de gestión de TI o de la identificación de mejores prácticas en la industria que son necesarias, sino indispensables para el uso efectivo de la inversión en tecnologías que la organización ha realizado o para minimizar riesgos de seguridad, especialmente en el entorno actual en el que siempre existen amenazas acechando la oportunidad de explotar vulnerabilidades en la infraestructura de TI. Por otro lado, los Auditores de Sistemas, interesados en cumplir con los códigos de ética que nos indican que tenemos que hacer nuestro trabajo con profesionalismo, siempre estamos buscando la actualización de los últimos estándares y ofertas de la industria

En este contexto, un Auditor de Sistemas puede diseñar su plan incluyendo actividades de consultoría en la aplicación de normas, estándares y mejores prácticas. Esto tiene mucho sentido porque si se ha identificado un riesgo, porque no orientar el esfuerzo de mitigación que la organización puede seguir. El trabajo de consultoría puede seguir la siguiente ruta:

  1. IDENTIFICACIÓN. Consiste en la identificación de principales riesgos que pueden ser cubiertos por la aplicación de una norma o estándar. Esta fase debería de aportar la información para priorizar la aplicación de normas. Es decir, la organización debe de realizarse un examen y definir sus prioridades en la implementación de estándares. Esto es importante porque no se puede empezar a implementar todos los estándares existentes, así que debe priorizarse que interesa más a la organización: gestión de TI, gobierno de TI, Seguridad de la Información, Gestión de riesgos, Calidad, etc.
  2. El Auditor de Sistemas puede compartir su conocimiento con el personal de TI para dar a conocer al personal de la organización el contenido de las normas aplicables. Esto ayudaría nivelar el conocimiento sobre las normas y posibles rutas de acción que motivarían la adopción de un marco de referencia.
  3. PRIORIZACIÓN DE ACCIONES. En esta fase, el Auditor de Sistemas debe facilitar un proceso para orientar un esfuerzo de decisión sobre las prioridades de implementación. Es importante establecer el rol de consultor, que implica el no decidir prioridades de implementación por los responsables de la gestión de TI, ni participar activamente en la implementación de las normas. El punto es colaborar en crear un Plan de Trabajo que posteriormente los responsables de la gestión de las TI pueden seguir.

Seguir este proceso ayudará a posicionar el valor de la Auditoría de Sistemas en la organización, especialmente si se cumple el plan de implementación de estándares y la organización materializa los beneficios.

Auditando el Cumplimiento Regulatorio

El cumplimiento de las regulaciones impuestas por organismos controladores es una tarea que resulta difícil de implementar en las organizaciones salvadoreñas y centroamericanas. Independientemente de las buenas intenciones que tenga la Gerencia de TI en implementar todas las normas, el acompañamiento del Auditor de Sistemas ayuda a verificar el total cumplimiento, así como la mejora en términos de eficiencia y efectividad.

Siempre he pensado que las organizaciones no deberían de esperar que existan regulaciones para trabajar en la mejora de la gestión de TI, debería de ser la forma de operar “de facto” para todos. El no hacerlo implica ser altamente ineficientes en la búsqueda de soluciones a problemas que son ya conocidos y tienen una solución definida. Pensado así, la implementación de una norma debería de estar regida por la pregunta ¿Qué problema necesito resolver? A partir de esta pregunta, se debería de seguir un proceso de selección del estándar o metodología más conveniente, definir el nivel de implementación necesaria y proceder con la implementación. Pasado un tiempo prudencial, dos semanas, un mes, dos meses, realizar una evaluación del funcionamiento de la implementación y luego hacer ajustes. Luego, la Gestión de TI será la realización continua de evaluaciones de mecanismos de control para buscar su mejora.

Cuando una organización está normada, es decir, tiene regulaciones de estricto cumplimiento, lo que ha pasado es que alguien más hizo el análisis de qué normas tenían que implementarse y ha definido la lista necesaria para cumplir con un reglamento. Por supuesto, cuando hay regulaciones, habrá también multas y sanciones, dependiendo del tipo de industria. Lo cual hace que la verificación del auditor sea necesaria para la Alta Dirección, para evitar el impacto de que una revisión de la entidad reguladora encuentre que nuestra empresa no cumple con una regulación. En nuestro medio, este tipo de comportamiento se aplica principalmente a el sector Financiero, por razones obvias. Un segundo sector, corresponde a las empresas que han sido adquiridas por corporativos internacionales, que utilizan las normas como marcos de referencia exigibles a sus subsidiarias.

En todo caso, al involucrar a un Auditor de Sistemas en la revisión del soporte que las Tecnologías de la Información proporcionan al cumplimiento de objetivos institucionales, este tomará en cuenta el cumplimiento regulatorio, así como todas aquellas normas y metodologías que proporcionen una respuesta a la mitigación de riesgos. El objetivo será, en primer lugar, verificar que se cumple con las regulaciones, para evitar impactos provenientes de multas y sanciones impuestas por un organismo regulador. Como objetivo secundario, se verificará que la Gestión de TI haya implementado las normas y metodologías en sus procesos de gestión que sean más relevantes al soporte que dan al negocio. Por ejemplo, si una organización se dedica a las ventas al detalle y depende de sus puntos de venta para mantener el flujo de ingresos, es necesario verificar que los niveles de servicio para los sistemas y equipos que apoyan el proceso de ventas estén correctamente definidos y sean ajustados de acuerdo con las necesidades. Es sorprendente, pero a veces la Gestión de TI olvida crear los procesos de gestión que permitan administrar los niveles de servicios en operaciones que son críticas para el negocio. Por eso, el trabajo del Auditor de Sistemas resulta provechoso para las organizaciones. De esta manera se promueve la mejora continua de los procesos de gestión de TI y se asegura un soporte efectivo y eficiente de las Tecnologías de la Información a los objetivos de negocio.

La Evolución de los Frameworks de Gestión de TI.

Hoy en día existen una gran cantidad de Frameworks, metodologías y normas a seguir en la Gestión de TI. Los Gerentes de TI no están solos en la decisión de qué implementar en cada área de las operaciones de TI, desde la planificación, pasando por la organización y ejecución, hasta el monitoreo. En algunos países a los Gerentes de TI los asisten las regulaciones, que obligan a las empresas a cumplir con requisitos de gestión específicos, como la Ley Sarbanes – Oxley (el famoso SOX) para las empresas que cotizan en bolsa en Estados Unidos, o las normativas de Riesgo Tecnológico para las empresas financieras en casi todos los países.

Hace 20 años el uso de computadoras en las organizaciones era prohibitivo a empresas que pudiesen pagar el costo de mantener centros de datos. La computación era centralizada, por lo tanto, más fácil de gestionar, dado que todos los usuarios de este centro de datos tenían que seguir al pie de la letra las políticas y procedimientos establecidos para el uso de la Tecnología. Con el crecimiento del uso de las computadoras personales, el acercamiento de la Tecnología de la Información al usuario final y la capacidad de descentralizar el centro de datos a ubicaciones más convenientes, desde el punto de vista económico y de capacidad, entre otros factores, han llevado a un escenario más complejo de administración.

Paralelo al crecimiento de la industria de las Tecnologías de la Información, los frameworks, metodologías y normas han ido creciendo para estar a tono con los requerimientos de esta cambiante industria. No me atrevería a decir que funcionan a la par, pero sí los cambios en los frameworks asumen con relativa rapidez los cambios en la industria. Esta semana, revisando los lineamientos para la implementación y gobierno de Cloud computing, encontré alrededor de 6 documentos relacionados. Esos documentos tenían fechas del año 2012. En el pasado existieron casos extremos, como los estándares de la serie ISO 27000, sobre Seguridad de la Información, que pasaron varios años sin recibir cambios, pero a la fecha, tienen publicaciones de años recientes, que expanden temas relacionados con la Seguridad de la Información y a la vez resuelven problemas recientes. Entre estos nuevos estándares se pueden mencionar el ISO/IEC 27003:2010, que provee una guía para la implementación de Sistemas de Administración de la Seguridad de la Información y el ISO/IEC 27005:2011, que se refiere a la Administración de Riesgos de la Seguridad de la Información. Por supuesto, es importante identificar que el Framework de Control para las Tecnologías de la Información, tuvo también una actualización mayor en Abril de este año, con la nueva versión COBIT 5.

Con esta pequeña discusión podemos ver que las Tecnologías de la Información evolucionan y la empresa definitivamente adopta las nuevas tecnologías como un medio de mejora, casi natural, para mantener la competitividad de la organización. La Gestión de TI tiene guías de referencia para la óptima ejecución de todos sus procesos de gestión. Incluso para decidir la implementación o no de una Tecnología, en base a si los riesgos inherentes son mayores que los beneficios. Para hacer esto, la Gestión de TI debe de evolucionar a la par de las Tecnologías, asimilando los cambios en los marcos de referencia, en las normas y en las metodologías. No se debe permitir Gobernar las TI siguiendo los mismos lineamientos de hace 20 años, hay que evolucionar.

Aplicación de Estándares de TI

Es común, más de lo que la gente quiere admitir, que profesionales de TI tengan problemas a la hora de buscar una ruta práctica para implementar estándares. Una raíz de este problema se basa en la incomprensión completa del término, confusión con otros términos como políticas y procedimientos y la decisión o el conocimiento de qué poner en cada tipo de documento. En esta ocasión nos enfocaremos en los estándares. Para poner un punto de referencia válido de comparación, se anexa el significado de la palabra “estándar”, de acuerdo a la Real Academia Española. Mi experiencia como Ingeniero Industrial, me dejo saber hace mucho tiempo que los estándares en buen español son “normas” que se deben cumplir en orden a seguir un acuerdo común logrado sobre una forma de resolver un problema a través del trabajo de organizaciones que se dedican a la identificación, construcción, discusión y divulgación de estos acuerdos o normas. Esta es una labor importante para todas las áreas del conocimiento, no solo para las tecnologías de la información. Los estándares son los que permiten que al construir o hacer productos, estos tengan una referencia común que permita garantizar que tienen las características requeridas y que podrán operar con otros productos. Por ejemplo, la gasolina tiene que cumplir con un estándar de producción para garantizar que puede operar con cualquier marca de vehículo. Este es un ejemplo de interoperabilidad, que permite visualizar fácilmente la importancia de un estándar y como funciona, dado que sin importar quién fabricó la gasolina, el seguimiento del estándar de fabricación y de las características del producto final, las gasolinas de diferentes productores cumplen su función con un nivel de variabilidad muy pequeño. Esto es, hay un margen de tolerancia, aún en la industria, para la aplicación de estándares.

Definición de la palabra Estandar, de la Real Academia de la Lengua Española

Definición de “estandar”. Fuente: Sitio web de la Real Academia de la Lengua Española.

Cuando se aplican estándares a servicios o productos intangibles, como el software, el tono ha sido el buscar la unificación de diferentes teorías de conocimiento, a efectos de cerrar una discusión que sería muy extensa, dado que cada fabricante puede proporcionar su versión de “la mejor práctica a seguir”, haciendo imposible para los tomadores de decisiones tener una garantía mínima de que en la organización se está siguiendo una práctica adecuada. Los estándares en el área de las Tecnologías de la Información proporcionan los requisitos mínimos que se deben de cumplir para garantizar que se realiza una determinada función o se presta un servicio con una variabilidad muy pequeña respecto de las mejores prácticas. Esto garantiza a la Alta Dirección, que la función de TI se desempeña de una manera aceptable, conforme al conocimiento actual.

Existen estándares para todas las áreas de las Tecnologías de la Información, tanto en hardware, como en software, como en los procesos de gestión. En nuestro medio, deberíamos de estar conscientes de los estándares relacionados con la gestión de TI, para que al momento de resolver un problema, la solución siga un patrón común, que consiste en aprender qué dice el estándar que hay que considerar, evaluar su adopción completa o parcial, de acuerdo a las condiciones específicas de la organización, su tamaño, objetivos, apetito de riesgo, etc. Definir los elementos del estándar que se implementarán y proceder a su aplicación. Esto último es necesario porque en los temas de gestión de TI no todas las organizaciones necesitan aplicar un estándar completo para resolver un problema. Hay que entender que la definición de un estándar de TI, visto desde un entorno nacional, y a veces mundial, debe de considerar elementos que son necesarios en grandes corporaciones. La práctica sana es acotar el estándar aplicado en una organización para enfocar los esfuerzos en esas partes del estándar que garantizan la obtención de los beneficios esperados. Esto permite resolver el problema con el mínimo de esfuerzo y dejar un camino establecido para la mejora continua, a partir de la implementación de más partes del estándar.

Como conclusión, un Gerente de TI debería de acostumbrarse a decir ante la Alta Dirección cosas como “Se ha realizado un Plan de Seguridad, basado en la norma ISO/IEC 27001”. Este tipo de declaraciones le proporciona mayor validez a su trabajo y seguramente mejores resultados.

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