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Los Diferentes Ángulos de la Seguridad de la Información

Aunque trabajo en la auditoría de sistemas de información, el análisis de riesgos, de rigor para el ejercicio de la auditoría en general, siempre me lleva revisar y a identificar hallazgos relacionados con la seguridad de la información. De esto podemos concluir, que las amenazas a la seguridad de la información, constituyen uno de los mayores riesgos para que las operaciones de TI cumplan con su objetivo de soportar las operaciones de negocio de una manera eficiente.
Para soportar el negocio eficientemente, las operaciones de TI no pueden ser interrumpidas por ataques que nos lleven a tener que reconfigurar equipos o a perder información. Pero existen amenazas más problemáticas aún para el negocio, como es la posibilidad de que terceros tengan acceso a mi información, que obtengan copia de ella o que la modifiquen. Cada escenario que puse de ejemplo parece más y más siniestro. Pero en ese mundo es en el que se vive. Afortunadamente, el universo de equipos y direcciones IP aún es grande y muchas empresas en el ámbito centroamericano no son objetivos tácitos de este tipo de ataques. Pero eso no significa que las Gerencias de TI pueden tener la guardia baja y no realicen acciones para proteger la información de su empresa. Aunque ya existen estándares definidos para abordar el tema de seguridad a continuación enumero una lista de áreas que deben de ser atendidas como un mínimo desde el punto de vista de la seguridad informática:
1. Las configuraciones de antivirus. Aquí es importante no solo el contar con software de este tipo, sino también garantizar su efectividad a través de la actualización de la definición de virus.
2. Las configuraciones de sistemas operativos. Aunque obviamente son más importantes las de los servidores, equipos clientes desactualizados pueden servir de plataforma para el lanzamiento de ataques, por lo que hay que considerar ambos entornos.
3. Las redes. En estos momentos es ya imposible vivir sin estar conectados. Los ambiente empresariales exigen el uso de correo electrónico, soluciones de comunicaciones, mensajeria y el mismo acceso a la Web. Pero la conectividad debe de ser restringuida a través de un diseño efectivo de la red y la configuración adecuada de los equipos que forman parte de la red, como routers y firewalls, así como por los que la protegen, como los firewalls.
4. La administración del acceso a las aplicaciones. Esto implica la definición de mecanismos de acceso y autenticación efectivos de los usuarios con la autorización para registrar, modificar y consultar datos en una aplicación.
5. Las normas de gestión de la seguridad. Las medidas de seguridad necesitan ser acompañadas de prácticas que garanticen su efectividad. Estas practicas tienen que ver con la revisión rutinaria del estado de todas las salvaguardas establecidas, la evaluación de la efectividad de las medidas, la detección y correción de excepciones e incluso el diseño de nuevas medidas para resolver nuevos incidentes de seguridad.
Áreas adicionales podrian ser consideradas. De acuerdo a las condiciones de cada empresa y su perfil de riesgo se podría llegar a definir cosas como la clafisicación de la información, las protecciones físicas de los activos de información, los planes de continuidad y el cifrado de la información.
Lo importante es que los responsables de la función de TI estén atentos a identificar y resolver los principales riesgos de seguridad de la información que afronta en su ambiente operativo, haciendo uso de las herramientas adecuadas y configurándolas en su nivel óptimo.
Por supuesto, la Alta Dirección debe de hacer uso de la Auditoría de Sistemas para obtener un aseguramiento de que las medidas de seguridad definidas e implementadas en la organización son adecuadas, se han implementado de una forma óptima y se encuentran operacionales. De no ser así, las Auditoría de Sistemas colaborará con la Gerencia General en la definición y verificación de un plan de implementación que permita cerrar las brechas descubiertas y mejorar la posición de seguridad de la organización.

Organizando las funciones de TI siguiendo estándares

Los Gerentes de TI deben de apoyar sus decisiones en los estándares ampliamente consensados en la industria. Normas de seguridad, marcos de referencia de control y mejores prácticas para proporcionar servicios de TI son las áreas básicas que deben de ayudar a definir las políticas, funciones, procedimientos operativos y prácticas de gestión de TI.  En un país como El Salvador, que tiene que aprovechar todas las ventajas ya generadas por los estándares creados para cada situación, los Gerentes de TI deben de considerar la gama de estándares y revisar su propia realidad para identificar oportunidades de mejora.

El ejercicio es básico. En primer lugar, hay que identificar en base a los requerimientos del negocio, en qué áreas la función de TI debe de apoyar significativamente la creación de valor. Muchos estándares, como los de Continuidad de Negocios, no deben pensarse exclusivamente desde el punto de vista de TI, debido a que los procesos de negocios se logran a  través de una combinación de tecnología, proporcionada por el departamento de TI, y recursos humanos, totalmente independientes de TI. Igual podría pasar con los estándares de seguridad. Existen lineamientos generales por industria o requerimientos basados en la imagen y reputación de la organización que deben de considerarse para establecer que tan lejos se debe de llegar en la implementación de un Plan de Seguridad de la Información. Es importante priorizar los requerimientos para tener un criterio de decisión al momento de planificar los proyectos de implementación de estándares.

Posterior a la clarificación de requerimientos del negocio, se debe de realizar un proceso de selección de los estándares que se adoptarán. El resultado de esta selección debe de indicar un camino a seguir, los criterios a utilizar para definir qué procesos se implementarán, como se realizarán, como será medido el éxito en la ejecución de los servicios de TI, no necesariamente una sucesión de proyectos para implementar estándares. Es importante no considerar los estándares como el fin último. No se trata de llegar a decir: “hemos implementado un número determinado de estándares”. Se trata de ser efectivos y eficientes en el soporte a los proceso de negocio, eliminando riesgos y aportando valor a la organización. Estos elementos, la organización no los mide por el número de estándar implementados, sino por tiempos de respuesta cortos, sistemas de información robustos, resolución de problemas eficiente, que son cosas que permiten realizar negocios sin interrupciones, soportando el logro de los objetivos organizacionales.

Finalmente, la implementación de estándares tiene que materializarse incluyendo sus recomendaciones y prácticas en las políticas, procedimientos y controles necesarios en los procesos de gestión de TI que permitan garantizar un buen uso de los recursos de tecnología de la información de la organización. Esta parte es la que cuesta más a los Gerentes de TI. Ocurre muchas veces que se reciben capacitación sobre los estándares, pero no se establecen medidas que implementen estos estándares en las operaciones de TI. En la mayoría de los casos, se debe a una deficiencia general en el proceso de adopción de estándares, en la que se pretende crear proyectos de implementación “por estándar”, creando conflicto con las prácticas existentes o con la implementación de otros estándares. Es importante en este paso, crear el propio marco de organización de la organización, basado en varios estándares, pero respondiendo a los requerimientos de negocios planteados desde un inicio. De esta forma la gestión de TI sacará provecho de los estándares, logrando un verdadero impacto en la forma en la que la organización percibe el apoyo de TI.

Revisión de las políticas de TI

Con el inicio del año, las revisiones del trabajo realizado resultan pertinentes. Esto incluye la revisión de las políticas de TI. En muchas Gerencias de Informática, se plantea esta tarea como un hito a solventar, en períodos de tiempo que muchas veces son menores a un mes. Como resultado, la revisión no es concluida en el tiempo previsto o no es realizada de manera total. Para realizar bien un proceso de revisión de políticas de TI debemos de entender bien lo que implica, quienes son los involucrados y cuál es el ritmo que debemos de seguir a efectos de tener un marco de control interno de TI actualizado y eficaz.
Todos sabemos que la creación inicial de políticas de TI es una tarea difícil, que a veces toma meses o años de realización. En el desarrollo mismo del proyecto de creación inicial de las políticas de TI ocurren cambios al entorno tecnológico, en el contexto del negocio y en las amenazas externas que percibimos. Por esta razón, es muy probable que al terminar las políticas de TI estas ya requieran de cambios para solventar los nuevos retos. La actualización de las políticas debe de tener como objetivo el cubrir por lo menos el mismo número de riesgos que se pretendió cubrir al momento de su creación. Esto convierte en relevante la actualización permanente de la matriz de riesgos tecnológicos de la organización. Cambios en la matriz indican necesariamente cambios en las políticas de TI. Como ya sabemos, la evaluación de riesgos es una actividad permanente. Si algo es fundamental para la correcta gestión de TI es no dejar pasar desapercibidos los nuevos riesgos que aparecen en la gestión de TI. No hacerlo implica muchas sorpresas para la Gerencia de TI, que van desde el uso ineficiente de los recursos o sistemas que no funcionan hasta la pérdida de información. Muchos problemas. Por lo tanto, los responsables de monitorear los riesgos de TI serán los primeros en señalar la necesidad de una revisión de políticas de TI. Esto en el sentido amplio significa, la actualización de políticas existentes o la creación de nuevas.
Una práctica de gestión de TI saludable, divide las funciones entre varios individuos. Lo mismo pasa con las políticas. Cada política debe de tener definido a un responsable de la formulación, un revisor y la persona que autoriza. Estos roles, pueden ser desempeñados por equipos de trabajo, dirigidos por el responsable directo de cada rol. Muchas veces, esta interacción entre varias personas o grupos es la causa del retraso en la revisión y aprobación de las políticas de TI. Este es un factor que debe de ser considerado al momento de la planificación de la revisión, estableciendo periodos de actualización, revisión y aprobación. De esta manera, se deduce que más que un punto fijo en el tiempo para revisar todas las políticas, el mejor ritmo a seguir será una programación anual que considere la planificación de las evaluaciones de riesgos y la interacción entre los equipos de formulación, revisión y aprobación. En empresas grandes, con muchas políticas, el ciclo de revisión total podría demorar 2 años. Lo importante es conocer esa ruta de creación y actualización de las políticas y estar atentos a los cambios en las necesidades del negocio para poder contribuir de la mejor manera a la obtención de los objetivos del negocio.

El Control Interno de TI

BLOG_20121210Desde mi propia experiencia, aprender sobre el control interno no es fácil. Aunque la palabra control aparece en todos los libros de Gestión de Empresas y Producción de Bienes y Servicios, parece que a la mayoría de los profesionales nos entusiasma más el hacer cosas que el controlarlas sistemáticamente. Así, vemos industrias que se desarrollan haciendo cosas, con controles precarios o sin control y son exitosas. Estas experiencias exitosas en las que la falta de control no fue obstáculo para lograr objetivos, llevan a muchos profesionales de la Gestión a pensar que el control no es necesario. Tal vez sólo cuando se administra dinero, como pasa en las organizaciones financieras y entidades comerciales que manejan mucho dinero en efectivo, como los supermercados y almacenes, es que las actividades de control parecen naturales. Es decir, como se puede pensar en darle efectivo a una persona, permitirle que reciba ingresos de efectivo de los clientes y al final del día dejar que se vaya a su casa sin rendir cuentas minuciosamente de todas las transacciones realizadas durante el día. En este caso, incluso se ven controles adicionales, como el de la seguridad del lugar de trabajo, la ejecución de cortes de caja frecuentes para reducir riesgos de robo o pérdida y otros más.  Esto implica que cuando se trata de ingresos, se entiende la necesidad de control. ¿Por qué no se entiende de la misma forma la protección de activos informáticos? A pesar de que han existido casos de fraude en lo que se no se roba dinero en efectivo, sino que se aplican transacciones ficticias, como pagos a créditos o descuentos no autorizados a ciertos clientes. Incluso, cosas más allá del ambiente interno, como el que se roben la información de tarjetas de crédito de los clientes de un almacén, perdiendo la confidencialidad de las operaciones. O que tal de los casos en los que se han tomado el sitio Web de una organización, perdiendo reputación. Y existen muchos casos más, pero todos estos casos, parecen no tener efecto en el entendimiento de que se necesita crear un ambiente de control interno en las operaciones de TI.

El Control Interno, es definido en COBIT 4.1. como “las políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para brindar una garantía razonable de que los objetivos del negocio se alcanzarán y de que los eventos indeseables serán prevenidos o detectados y corregidos”. Esta es una definición simple, fácil de seguir, que nos enseña que el control interno se trata de simples reglas a seguir, para documentar la forma en la que se realizan las actividades, como se realizan, como se supervisan, como se organización la empresa para asignar responsabilidades de supervisión y control. Esto permite evitar desviaciones que nos alejen de los objetivos institucionales, agregando valor y eliminando riesgos. Es cierto que en el caso de las Tecnologías de la Información las complejidades técnicas pueden llevarnos a tener dificultades para comunicar los mecanismos de control, pero por ejemplo, el especificar una política de seguridad de la información, acompañado de un plan documentado de seguridad y un manual de procedimientos de seguridad, proporcionan una mayor garantía a la Alta Dirección, de que la Gestión de TI esta efectivamente manteniendo un ambiente de control interno sano, que ha identificado los controles necesarios y los está ejecutando. Después de todo, le toca a la Auditoría Interna el verificar el diseño y efectividad de los controles, por lo que la Alta Dirección tiene así un balance de funciones para quienes le soportan todas sus operaciones y por lo tanto, no necesita conocer el detalle técnico de cada cosa. Los Auditores si necesitan saber detalles técnicos y por eso existen los Auditores de Sistemas, que normalmente son profesionales en las Tecnologías de la Información, con experiencia y certificaciones que garantizan a las organizaciones que las auditorías realizadas tendrán la calidad requerida y aportarán valor a la organización, a través del fortalecimiento del control interno.

La Seguridad de los Password

Aunque siempre se ha considerado que los passwords son un mecanismo “secreto” para proporcionar seguridad a nuestras acciones en sistemas de información y especialmente a nuestros datos, proporcionando confidencialidad, muy poco se hace para informar a todos los que usamos passwords sobre las amenazas existentes y la vulnerabilidad que presenta este mecanismo de control de acceso.

Revisando la seguridad de sistemas de información, descubrí que muchas herramientas de evaluación de seguridad en las configuraciones de los equipos, lo que realmente hacen es intentar descifrar los passwords y cuando lo logran, declaran el password como “débil”. Esto implica que en el lapso de segundos, algunos passwords pueden ser descifrados y lo sorprendente es la cantidad de cuentas que pueden tener passwords débiles en un sistema. Entonces, considerando esta situación de passwords descifrables en segundos y la existencia de hackers que utilizan programas para buscar estas cuentas y a partir de ahí revisar cuales pueden ser explotables, apropiándose de sus privilegios dentro del sistema, tenemos una situación de riesgos que en la mayoría de empresas podría ser alta. Este hecho definitivamente amerita la atención de la Gestión de TI.

A partir de esta realidad, lo que corresponde es revisar nuestra política de creación de passwords. Un factor determinante de la política, aunque no el único, es el tamaño. La teoría de cifrado de passwords se basa en la creación de algoritmos confiables, pero públicos, con los cuales se crea un texto cifrado a partir del texto legible para el usuario. El hecho de que el algoritmo sea conocido, aparte de aportar confianza al método usado, también proporciona un medio para que se creen algoritmos de descifrado de passwords. Adicionalmente, un hacker puede optar por la “búsqueda exhaustiva” de todas las posibles opciones, lo cual es cada vez más soportado por la capacidad de computo existente. Este último elemento principalmente, justifica que los passwords utilizados tengan como mínimo 12 caracteres. Existe un sitio web: http://howsecureismypassword.net, donde se pueden probar los passwords y saber que tan fácil o difícil es el descifrado de un password, a partir del tiempo que tomará en descifrarlo.

Si nos ponemos del lado del usuario, la dificultad de recordar un password es lo que los lleva normalmente a escoger una palabra pequeña como password. El promedio letras que podemos encontrar en un password es de 6 a 8 letras. Una recomendación, que podría ser parte de la política, es el utilizar cuatro letras de tres palabras que le sean familiares al usuario y armar el password separando cada grupo por un carácter especial o número. Esta regla aunque se oye difícil, en realidad es fácil de mostrar. Por ejemplo, si yo quiero que la frase “Libros Ciencia Ficción” sea la base de la creación de mi password, puedo terminar con el password lbrs_cnci_fcco, que de acuerdo al sitio antes mencionado, le tomaría a una computadora personal trescientos mil años descifrarlo. Esto hace de este password un éxito. Si usamos una parte de este password, por ejemplo lbrs_cnci, el tiempo cae gramáticamente a 22 horas. Esto es con 9 caracteres. Prueben combinaciones más pequeñas y más largas para entender las variaciones y apliquen lo que aprendan en afinar su política de creación de passwords y el trabajo de enseñar estos elementos de seguridad a los usuarios. En el caso de los passwords de servidores y bases de datos debería de ser mandatorio el crear passwords de más de 12 caracteres, incluyendo además caracteres especiales. El password es un elemento de la seguridad de los sistemas de información que depende totalmente de los humanos, por lo que se debe de implementar correctamente a través de políticas agresivas, que mantengan seguros todos los puntos de acceso a la infraestructura tecnológica de una organización.

La Evolución de los Frameworks de Gestión de TI.

Hoy en día existen una gran cantidad de Frameworks, metodologías y normas a seguir en la Gestión de TI. Los Gerentes de TI no están solos en la decisión de qué implementar en cada área de las operaciones de TI, desde la planificación, pasando por la organización y ejecución, hasta el monitoreo. En algunos países a los Gerentes de TI los asisten las regulaciones, que obligan a las empresas a cumplir con requisitos de gestión específicos, como la Ley Sarbanes – Oxley (el famoso SOX) para las empresas que cotizan en bolsa en Estados Unidos, o las normativas de Riesgo Tecnológico para las empresas financieras en casi todos los países.

Hace 20 años el uso de computadoras en las organizaciones era prohibitivo a empresas que pudiesen pagar el costo de mantener centros de datos. La computación era centralizada, por lo tanto, más fácil de gestionar, dado que todos los usuarios de este centro de datos tenían que seguir al pie de la letra las políticas y procedimientos establecidos para el uso de la Tecnología. Con el crecimiento del uso de las computadoras personales, el acercamiento de la Tecnología de la Información al usuario final y la capacidad de descentralizar el centro de datos a ubicaciones más convenientes, desde el punto de vista económico y de capacidad, entre otros factores, han llevado a un escenario más complejo de administración.

Paralelo al crecimiento de la industria de las Tecnologías de la Información, los frameworks, metodologías y normas han ido creciendo para estar a tono con los requerimientos de esta cambiante industria. No me atrevería a decir que funcionan a la par, pero sí los cambios en los frameworks asumen con relativa rapidez los cambios en la industria. Esta semana, revisando los lineamientos para la implementación y gobierno de Cloud computing, encontré alrededor de 6 documentos relacionados. Esos documentos tenían fechas del año 2012. En el pasado existieron casos extremos, como los estándares de la serie ISO 27000, sobre Seguridad de la Información, que pasaron varios años sin recibir cambios, pero a la fecha, tienen publicaciones de años recientes, que expanden temas relacionados con la Seguridad de la Información y a la vez resuelven problemas recientes. Entre estos nuevos estándares se pueden mencionar el ISO/IEC 27003:2010, que provee una guía para la implementación de Sistemas de Administración de la Seguridad de la Información y el ISO/IEC 27005:2011, que se refiere a la Administración de Riesgos de la Seguridad de la Información. Por supuesto, es importante identificar que el Framework de Control para las Tecnologías de la Información, tuvo también una actualización mayor en Abril de este año, con la nueva versión COBIT 5.

Con esta pequeña discusión podemos ver que las Tecnologías de la Información evolucionan y la empresa definitivamente adopta las nuevas tecnologías como un medio de mejora, casi natural, para mantener la competitividad de la organización. La Gestión de TI tiene guías de referencia para la óptima ejecución de todos sus procesos de gestión. Incluso para decidir la implementación o no de una Tecnología, en base a si los riesgos inherentes son mayores que los beneficios. Para hacer esto, la Gestión de TI debe de evolucionar a la par de las Tecnologías, asimilando los cambios en los marcos de referencia, en las normas y en las metodologías. No se debe permitir Gobernar las TI siguiendo los mismos lineamientos de hace 20 años, hay que evolucionar.

Auditando Políticas de TI

En otra ocasión hablamos de la importancia de la creación de las políticas de TI como una herramienta para crear un equipo de dirección que incluya a la Alta Dirección en la toma de decisiones de la gestión de TI. Las políticas, en ese sentido sirven para establecer el marco regulatorio de toda la actividad de TI, soportadas por la Alta Dirección y ejecutadas a través de las operaciones del departamento de TI. Si la ejecución funcionará perfectamente, definitivamente no existiría lugar para la Auditoría de Sistemas. Sin embargo, la función de Auditoría de Sistemas resulta útil para activar la mejora continua de las políticas de TI.

En primer lugar, la revisión de los resultados de la aplicación de políticas puede determinar que hay áreas que no han sido normadas adecuadamente, creando situaciones de riesgo para la información. Es decir, aun cuando se cumplan las políticas existentes, la Auditoría de Sistemas sirve para evaluar si ese cumplimiento es suficiente para mitigar los riesgos existentes. Por ejemplo, si existe una política de asignación de laptops a puesto claves y no existe una política de resguardo de la información que viaja en esas laptops, la verificación de la seguridad de la información que realice una auditoría de sistemas, determinará como hallazgo el peligro que existe de perder información almacenada en las laptops, creando la recomendación de evaluar las opciones para garantizar que la información almacenada en las laptops no se pierda o llegue a manos equivocadas. Es conveniente plantear un segundo escenario sobre este mismo caso. Si existe ya una política de seguridad de la información de los dispositivos móviles y el departamento de TI la ha implementado a través de tecnología que cifra la información y crea los respaldos tan pronto la máquina se conecta a la organización, la Auditoría de Sistemas procederá a verificar el cumplimiento de la política y su mecanismo de implementación a través de la revisión de que todas las máquinas o una muestra de ellas, dependiendo del tamaño de la organización, efectivamente tengan los agentes instalados y no existan excepciones a la ejecución de respaldos. En un caso ideal, todos los equipos estarían protegidos y no habría mayor hallazgo que reportar, pero si se detecta un número mayor a lo que se puede considerar una excepción, que normalmente no pueden ser más de una o dos, la Auditoría de Sistemas procedería a investigar la causa de estas excepciones, para lograr determinar el hallazgo real y crear una recomendación para eliminarlo. Lo importante del ejemplo es que aunque la definición de Políticas de TI es el inicio de un ambiente controlado de operaciones de TI, en la práctica es necesario siempre tener un nivel adicional de validación de que se están implementando las políticas de acuerdo a la intención original y que cumplen con el objetivo para el que se crearon. Si enumeramos las excepciones y omisiones creadas por los departamentos de TI, se encontrará una justificación importante para que una organización cuente con servicios de Auditoría de Sistemas.

La Construcción de Políticas de TI

Como todo marco regulatorio, el conjunto de normas que rigen las operaciones de TI deben de ser dirigidas por políticas. La construcción de las políticas debe de considerarse como el paso número uno de la generación de un marco regulatorio más grande. ¿Qué debemos evitar? La gerencia de TI debe de implementar normas que apoyen la gestión del negocio, que tengan el mismo sentido de dirección y organización que tiene la empresa, por lo que lo primero que hay que evitar, es el impulso de políticas que se distancien de los planes organizacionales. La principal razón por la cual las políticas deben de ser aprobadas al más alto nivel organizacional es el garantizar que su enfoque ha sido presentado a la alta dirección, que se han discutido las implicaciones y que se han elegido los lineamientos que tienen todo el apoyo de la alta dirección. Esto es especialmente importante en los grandes corporativos, que se expanden en diferentes empresas y muchas veces obligan a la coordinación de diferentes departamentos de informática, algunos de ellos operando sobre diferentes condiciones por el giro al que se dedican, las regulaciones externas aplicables y la situación competitiva. En el ambiente de una empresa más pequeña, siempre tiene importancia la aprobación de la alta dirección, especialmente porque en estas empresas puede suceder que las relaciones de confianza entre los diferentes usuarios con la alta dirección, lleve a los usuarios a solicitar autorizaciones a la alta dirección para no cumplir con las regulaciones de TI, bajo cualquier pretexto, sea válido o no. En estos casos, la definición de políticas y el proceso de discusión que tiene que llevar a un entendimiento de la alta dirección del objetivo de cada política, de los riesgos que se están previendo, de la motivación para incrementar la seguridad de la información o la eficiencia de las operaciones. Se puede decir que la definición de políticas debe de ser visto como el primer punto de integración de las operaciones de TI con el negocio, a un nivel pre-operativo, que establece lineamientos para realizar tareas más específicas, que serán posteriormente detalladas por normas específicas, la adopción de estándares y la definición de procedimientos de trabajo.

Podemos concluir entonces que la construcción de políticas de TI debe de estar en sintonía con las intenciones de la organización y el nivel de soporte de TI necesario para lograr los objetivos del negocio. Por lo tanto, no es sano sólo copiar las políticas de otra organización. La aprobación de políticas por la alta dirección debe de garantizar que se han discutido y entendido las consecuencias de una política determinada y que no se presentarán desviaciones significativas en su ejecución.

¿Qué son los controles de TI?

La definición de controles se refiere a la creación de mecanismos que aseguren que los objetivos de la inversión en TI son cumplidos y que los riesgos inherentes a las Tecnologías de la Información son mitigados. Estos mecanismos están representados por todas las acciones, documentos y configuraciones de dispositivos que permiten identificar quién es el responsable del control, en qué consiste, la frecuencia de uso, los productos que se emitirán para garantizar su ejecución, así como la medición de los resultados y las acciones correctivas a realizar para mejorar la situación controlada. Específicamente estamos hablando de cosas como los manuales organizacionales de las funciones de TI, de las políticas que definan los lineamientos a seguir, de los procedimientos existentes para especificar como se hacen las operaciones diarias y rutinarias en el contexto de la infraestructura tecnológica de la organización, de los reportes que se emitirán y a quienes se presentarán para toma de decisiones, incluyendo su frecuencia de emisión. Con esta claridad, pasamos a darnos cuenta de que los controles de TI no tienen nada de místico, son documentos con los que todo el mundo esta familiarizado.

Sin embargo, muchas unidades de TI carecen de controles claves, dejando la obtención de resultados y otros factores como la seguridad, la efectividad y la eficiencia de sus operaciones al azar. Veamos un ejemplo. Se conoce que el acceso a la información de la organización debe de ser restringida solamente al personal autorizado y siguiendo un principio de asignación de privilegios mínimos necesarios para cumplir con las funciones de su perfil de puestos. Este simple hecho, plantea la necesidad de varios controles para contar con un acceso a la información adecuado. Controles que podemos enumerar para esta área incluyen: procedimientos de creación de usuarios, procedimientos de asignación de privilegios, matrices de segregación de funciones, procedimientos de revisión de usuarios inactivos, procedimientos de revisión de privilegios otorgados. Los responsables de TI, que están acostumbrados a ejecutar un ciclo de vida para la implementación de sistemas, deben de crear un paralelo con el ciclo de vida de un usuario para diseñar los controles que les garantizarán que no van a existir usuarios con acceso a información a la que no están autorizados, tomando en cuenta los cambios de estado que el usuario tendrá durante toda su vida activa en la organización. Errores típicos encontrados en la gestión de accesos se dan porque al cambiar de funciones una persona, le asignan los privilegios de su nuevo rol, pero no le remueven los privilegios de su rol anterior. Cuando un usuario ha repetido 3 o 4 veces el cambio de rol, tiene privilegios que le permiten por sí solo iniciar, ejecutar y cerrar operaciones en los sistemas. Esta simple falla de control es la que puede llevar a la ejecución exitosa de casos de fraude en las organizaciones. Esto representaría una falla de control grave.

Es importante mencionar que en el tema de controles, la función de TI tiene que participar en igual proporción de responsabilidades con el negocio, para garantizar que ambos entienden la necesidad del control, el riesgo que están cubriendo y colaborar para lograr una aplicación efectiva de los controles diseñados. Esto incluye la colaboración en la identificación de mejoras en los controles y su implementación inmediata, una vez se aprueba la siguiente versión del control.

El proceso ideal de desarrollo de políticas de TI.

Algunas empresas siguen un proceso ideal para la elaboración de sus políticas de TI. Un proyecto de esta naturaleza comienza con el soporte, sino el mandato directo, de la alta dirección para que la organización establezca unas políticas de TI acordes con las operaciones y riesgos existentes. Esto se da en el contexto de empresas con administraciones maduras, que realizan grandes inversiones en TI y necesitan asegurar el óptimo uso de esos recursos. También se da en Instituciones financieras con marcos regulatorios fuertes, que las obligan a vigilar el riesgo tecnológico tanto como el riesgo operativo y en empresas que han sido adquiridas por otras más grandes que ya están acostumbradas al soporte diligente de las políticas de TI. En estos contextos, las gerencias de Tecnologías de la Información deben de estar atentas para ponerse a la altura de la necesidad y liderar un proceso de implementación de políticas de TI que logre un alto grado de cobertura respecto de las necesidades de la organización.

El siguiente paso es el aprendizaje de las normas y marcos de referencia existentes para el Gobierno de TI. Esto ayuda a identificar de una manera completa todos los procesos que se podrían normar dentro de la gestión de TI. Dado que es imposible el lograr el 100% de cobertura en una primera generación de políticas de TI, la elección de procesos a documentar será beneficiada si se adoptan marcos de referencia que contemplen todos los aspectos del gobierno y la administración de TI, así como en las necesidades de cumplimiento de la organización. Por ejemplo, en una organización en la que el marco regulatorio le exige tener un Plan de Continuidad de Negocios, no seria excusable no tomar en cuenta como referencia la norma BS25999 de Administración de la Continuidad de Negocios o una similar. El no hacerlo seria un error grave, ya que para cumplir el requerimiento regulatorio debe crear políticas de continuidad de negocios, pero sin una guía, se tendría que reinventar lo ya inventado, con el correspondiente riesgo de cometer graves omisiones y gastar más tiempo.

Finalmente, las políticas de TI son escritas y sometidas a un proceso de aprobación. Este proceso pasa por la explicación a la alta dirección del marco de políticas diseñado y de la importancia de cada una dentro del contexto de operaciones de TI de la organización. Es de suma importancia el explicar las inversiones que se realizarán al momento de implementar las políticas, con el objetivo de lograr una aprobación del presupuesto de implementación junto con la aprobación de las políticas. Esto nos lleva al entendimiento común de que la mejora en la gestión de TI no se logrará mágicamente con la aprobación de políticas de TI, pero si es un primer paso, necesario, para lograr un mejor desempeño de la función de TI en el mediano plazo. También es ideal, lograr el entendimiento que en el proceso la organización aprenderá más sobre las operaciones de TI, cuando se les comuniquen las nuevas políticas de TI y luego se capacite al personal de la organización en su aplicación.

 

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