Mantener los equipos de cómputo funcionando de manera óptima requiere no sólo el software correcto, también requiere las oportunas actualizaciones y la utilización completa del software. Los que trabajamos todos los días con software se sistemas y aplicativos, vemos y entendemos que tiene que crecer, adaptarse a la solución de nuevos problemas, mitigar vulnerabilidades y resolver nuevos requerimientos. El software se mantiene en constante crecimiento, no basta con realizar una instalación y esperar que funcione por tiempo indefinido sin que necesite atención.

Las empresas afrontan problemas para mantener el software de manera óptima porque hay una inversión que realizar, la cual muchas veces requiere de aprobaciones que pueden llevar algún tiempo o mantenerse pendientes por más tiempo del correspondiente.

Si hablamos estrictamente de software de terceros, que tiene que ser adquirido a través de licencias, nos referimos al software que es necesario para poder utilizar los computadores y para brindarle seguridad a las operaciones del negocio. La lista de software en esta categoría incluye sistemas operativos, bases de datos, antivirus, procesadores de texto, hojas electrónicas,  herramientas de desarrollo y algunas otras utilidades que dependiendo del giro del negocio, podrían ser necesarias para lograr resultados óptimos de la inversión de software.  Este tipo de software, es fabricado en versiones. Se dice que es fabricado, porque es un producto de ingeniería de software, aunque muchas veces no se aprecia como tal, debido a la naturaleza relativamente reciente de esta ingeniería.  Las versiones de las diferentes categorías mencionadas anteriormente, tienden a tener una relación de dependencia entre sí, para lograr que funcionen entre sí y para evitar crear vulnerabilidades en la infraestructura que pueden llevar a un paro de operaciones del negocio. Normalmente, el negocio tiene que elegir las aplicaciones que  necesita para desarrollar sus operaciones y a partir de ahí, adquirir el software del cual dependen las aplicaciones para funcionar bien.

Adicionalmente, de manera más frecuente, los fabricantes de software generan actualizaciones, denominadas “patches”, para resolver errores encontrados en el software o para cerrar vulnerabilidades encontradas. A este respecto, para obtener las actualizaciones muchas veces los fabricantes exigen que se contrate el mantenimiento del software. Este es un pago que normalmente es igual o menor al veinte por ciento del costo del software. Es decir, que a la inversión inicial, se debe de presupuestar un pago periódico de mantenimiento para asegurar  el funcionamiento del software. Un error encontrado muy a menudo en las instalaciones de cómputo, es el tener pagadas las actualizaciones y no aplicarlas en los equipos. Los departamentos de TI muchas veces retrasan esta tarea por el tiempo que tienen que utilizar en la realización de pruebas de las nuevas actualizaciones. Es difícil, pero es necesario, porque los contratos de licencia y mantenimiento de los fabricantes de software, no se responsabilizan por fallos en sus productos, trasladando la responsabilidad del uso del mismo al comprador. Esta es una práctica que aunque  no nos gusta a los usuarios, es la forma en la que se adquieren estas licencias de uso de software.

Esto nos deja un panorama muy confuso para la Alta Dirección, que tiene que recurrir a las Auditorías de Sistemas para asegurarse de que el software en su empresa está actualizado, de que esta siendo usado de acuerdo con las licencias adquiridas y de que no se están violando derechos de propiedad intelectual en ningún lugar. Muchas veces, como parte de esta revisión incluso se aprenden otras cosas, como encontrar software que no es de la empresa, pero que está instalado en sus equipos, para ser usado por algún empleado que aprovecha los recursos de la empresa para otros fines. Con esto aprendemos que la auditoría del licenciamiento del software puede asegurar el buen uso de la inversión en software en una organización.